Kimler İçin Doküman Yönetimleri Gereklidir?
Doküman Yönetim Sistemlerinin Dezavantajı Nedir?
Günümüz koşullarında özellikle de kurumsal firmaların ve kamu kuruluşlarında doküman yönetimi sistemleri her zaman için vazgeçilmez bir gereklilik olmaktadır. Gün içerisinde birçok dokümanların üretildiği, işlendiği ve saklandığı bu kurumlarda ise zaman kayıpları, gereken bilgilere kısa sürede ulaşılamama ve dolaşım sorunları da her zaman için büyük bir maliyet kayıplarına neden olmaktadır. Ayrıca dokümanların ve bilginin de şekli ne olursa olsun onları en uygun olan şekillerde işler arandığında ise isim, konu, yazar, tarih vb. gibi ilgili olan birçok bilgiye ayrıntılı şekilde ulaşılmasını sağlamaktadır. Doküman yönetimi alanlarında dezavantajları şu şekillerde olmaktadır; mevcut olan koşulların yeni sistemlere adapte edilmesi bazı zamanlarda gerçekleşmez. Ayrıca sadece Word ve excel vb. gibi belli yazılımlar ile kullanıyor olması da bir eksi olarak sayılmaktadır. Aynı zamanda sistemleri iyi şekillerde bilmeyen kullanıcılar tarafından kullanılması da oldukça güç bir iş olmaktadır.
Dokümanlarda Karar Alma Süreleri Nasıl Kısaltılır?
DYS sistemleri ile bütün doküman yönetimi sistemleri istenilen alan ve yerlerden ulaşılabilecek ve karar alma süreçlerini de minimuma indirecektir. Bu sistemler ise kişilerin karar alma sürelerini kısaltarak, maliyetleri düşürür ve en önemlisi ise yönetimi çok zor olan fiziksel dokümanların yönetilmesini sağlamaktadır. Ülkemizde ise artık büyük kurumların DYS'nin kendileri için zorunlu olduğunu anlamalarının da en önemli nedenlerinden bir tanesi olmaktadır.
